Оформление первичной документации в гостиницах

Продолжение. Начало см. в "ШБ" № 16/2005 г.

Журнал, журнал, журнал и еще раз журнал

Столько различных журналов регистрации граждан нет, наверное, ни в одном государственном учреждении. И даже в тюрьме их, наверное, меньше, чем в гостиницах. Посудите сами. В соответствии с требованиями Инструкции № 2301 для гостиниц предусмотрены следующие журналы регистрации граждан:

1. "Журнал учета граждан, проживающих в гостинице" типовой формы № 5-г;

2. "Журнал учета иностранцев, проживающих в гостинице" типовой формы № 6-г;

3. "Журнал лиц, проживающих на этаже" типовой формы № 10-г2.

Рассмотрим порядок их оформления по порядку. Итак, "Журнал учета граждан, проживающих в гостинице" типовой формы № 5-г ведется в одном экземпляре и заполняется на основании "Анкеты проживающего" № 1-г и "Регистрационной карточки" № 2-г (образец заполнения смотри ниже). Таким образом, в данном журнале должны быть зарегистрированы все проживающие в гостинице, независимо от того, являются ли они гражданами Украины, иностранными гражданами или гражданами, не имеющими гражданства.

Легко понять даже непосвященному, то есть не знающему содержания Инструкции № 230, что "Журнал учета иностранцев, проживающих в гостинице" типовой формы № 6-г отличается по своему назначению от приведенного выше журнала тем, что предназначен только для учета иностранцев, проживающих в гостинице. По форме "Журнал учета иностранцев, проживающих в гостинице" имеет значительные отличия от Журнала типовой формы № 5-г. Мало того, форму Журнала типовой формы № 6-г утверждают органы МВД Украины.

Ведется он администратором гостиницы в одном экземпляре и имеет следующую форму (смотри ниже).

Некоторые основные требования к оформлению и заполнению данного журнала указаны в самом журнале в "Примечаниях" (смотри ниже форму журнала).

Далее мы пойдем не по порядку номеров типовых форм, утвержденных Инструкцией № 230, и рассмотрим порядок оформления "Журнала учета проживающих на этаже" типовой формы № 10-г. Назначение этого журнала легко понять из его названия. Он заполняется ежедневно дежурным по этажу. Его данные используются горничными для осуществления текущих работ по уборке номеров (образец заполнения смотри ниже).

И, наконец, последняя форма журнала - "Журнал регистрации заявок на бронирование номеров" типовой формы № 7-г. Он предназначен для регистрации телефонных звонков, телеграмм, гарантийных писем 3, факсов, электронных писем и т.д., в которых содержится просьба забронировать место в гостинице. Оформление журнала осуществляется администратором гостиницы, и он имеет следующий вид (смотри ниже).

Дисциплина - прежде всего, а тем более кассовая

Следующая типовая форма № 8-г "Кассовый отчет", как и любой другой кассовый документ, имеет особый статус. В ней нельзя допускать исправления и подчистки.

Оформляется "Кассовый отчет" ответственным работником, в должностные обязанности которого входит осуществление расчетов с проживающими (кассиром, портье и т.п.). Заполняется "Кассовый отчет" на основании "Счетов" типовой формы № 4-г (смотри "ШБ" № 16/2005) и ежедневно, вместе со вторыми экземплярами "Счетов", контрольной кассовой лентой или лентой терминала кредитных карточек (если расчеты с проживающим осуществлялись с использованием кредитной карточки), сдается в бухгалтерию 4.

Образец заполнения "Кассового отчета" приведен ниже.

И, наконец, последняя типовая форма, утвержденная Инструкцией № 230, - это "Ведомость движения номеров в гостинице" типовой формы № 9-г. Заполняется она дежурным администратором гостиницы ежедневно по состоянию на 9.00 и предназначена исключительно для оперативного учета заселенных и свободных номеров.

Возврат денежных средств

Оплата услуг гостиницы проживающим может осуществляться в момент его заселения в полном объеме за весь период его предполагаемого проживания. В дальнейшем, при продлении срока проживания или получении дополнительных, не оплаченных в момент заселения, услуг, проживающий в гостинице осуществляет доплату. Осуществляется она в том же порядке, что и оплата при заселении. Но возможны ситуации, когда проживающий освобождает номер ранее, чем это предполагалось при заселении. В таком случае проживающему необходимо вернуть денежные средства за неиспользованные дни (дни, которые он не будет проживать в гостинице), ранее оплаченные в виде аванса.

В Инструкции № 230 определен алгоритм осуществления возврата денежных средств, который предполагает подачу проживающим заявления о возврате неиспользованных денежных средств. Такое заявление пишется в произвольной форме и может иметь следующий вид (смотри ниже).

Такое заявление проживающего является официальным основанием для возврата ему неиспользованных на оплату услуг гостиницы денежных средств.

А далее все просто. Администратор гостиницы получает от проживающего такое заявление с приложением расчетного документа, подтверждающего оплату проживающим услуг гостиницы авансом. В расчетном документе делается отметка о возврате проживающему части неиспользованного аванса, и сумма неиспользованного аванса вместе с исправленным расчетным документом выдается на руки проживающему в гостинице 5. Оформляется возврат неиспользованной суммы аванса проживающему в гостинице расчетно-кассовым ордером.

При этом, как и полагается при осуществлении выдачи денежных средств из кассы, проживающий, прежде чем он получит денежные средства, должен предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.

В заключение приведем требования Инструкции № 230 к оформлению рассмотренных нами типовых форм бланков по учету операций в гостиницах.

Дизайн форм документов первичного учета гостиница решает индивидуально на собственное усмотрение. При этом дизайн должен учитывать приметы личного фирменного стиля гостиницы, элементы ведомостей о проживающем и возможности как электронного, так и ручного заполнения документа. Если форма документа имеет, кроме печатного, еще и электронный вариант, оба должны быть выдержаны в едином стиле.

Цель использования конкретной формы обуславливает процедуру изготовления бланка этой формы:

- формы документов, используемые для оформления регистрации и расчетов с проживающим, должны быть изготовлены специализированным предприятием с учетом требований относительно качества и дизайна;

- формы документов, используемые только для внутреннего учета, могут быть распечатаны непосредственно на предприятии.

1 Напомним, что речь идет об инструкции, утвержденной Приказом государственного комитета строительства, архитектуры и жилищной политики Украины "Об утверждении форм документов первичного учета и Инструкции о порядке ведения документооборота при оказании гостиничных услуг в ГП "Укркомунобслуживание"" от 13.10.2000 г. № 230.

2 Инструкцией № 230 утверждена еще одна форма журнала, "Журнала регистрации заявок на бронирование номеров" типовой формы № 7-г, но эта форма не предназначена для регистрации проживающих в гостинице граждан, а предназначена только для бронирования номеров. Поэтому в данном случае мы о ней не упоминаем.

3 Как правило, используется для бронирования мест в гостинице юридическими лицами. Оформляется в произвольной форме, подписывается руководителем предприятия, бронирующего место в гостинице, и заверяется его печатью.

4 Поскольку бухгалтерия гостиницы в выходные, а также в праздничные и нерабочие дни, определенные по законодательству, не работает, а гостиница работает ежедневно, то кассовый отчет может составляться за несколько календарных дней.

5 Осуществляется такая операция работником гостиницы, ответственным за осуществление расчетов с проживающими в отеле.

Андрей Первухин